כשמדובר ברכישת ציוד משרדי, ישנן מספר שאלות והתלבטויות שיש לטפל בהן. בכדי לבחון ולהחליט על רכישת הציוד המתאימה, יש לקחת בחשבון מגוון פרמטרים.
הצעד הראשון הוא להגדיר את הצרכים של המשרד. מהם כמות הציוד הנדרשת, סוגי הציוד הנדרשים ותצורתם. נדרשת התייעצות עם הצוות המשתמש ומענה על השאלות הבאות: מהם התפקידים של הצוותים השונים במשרד? אילו אביזרים משרדיים תומכים בביצוע התפקידים שלהם?
השלב הבא הוא לבחון את התקציב הזמין לרכישת הציוד המשרדי. יש לקחת בחשבון שני עובדים חשובים בתקציב: רכישת הציוד עצמו ועלויות התחזוקה והשימור שלו. על פי גיליון התקציב, יש לקבוע כמות מקצועית לרכישת הציוד המשרדי.
כשיש הבנה ברורה של צרכי המשרד והתקציב הזמין, ניתן לפתח את רשימת הציוד הדרוש. בהתבסס על הרשימה, ניתן להתחיל לחקור את האופציות השונות הקיימות בשוק ולהשוות בינהן לפי מאפיינים כגון איכות, מחיר, עמידות ועוד.
לאחר שהשקפת עיניים מלמעלה את הציוד הנדרש ושוותה בין האופציות, יש לקבוע רשימה מדויקת יותר של הציוד המבוקש ולפנות לספקים עם בקשה להצעות מחיר. בשיחה יש לוודא את כל הפרטים הטכניים והמסחריים, כולל התנאים, תאריך מסירת הסחורה, התקנה וכו'.
לסיום, כשיש מגוון הצעות מחיר מהספקים, יש לבחון אותן בקפידה, לשווקן לפי המובנים והאווירה במשרד ולבחון אותן מחדש מבחינה כלכלית ותקלות קודמות שהיו ללקוחות אחרים.
כך ניתן לבצע רכישה ממוקדת ומבוקרת של ציוד משרדי, הבוחנת ומאוספת את כל הפרמטרים הקריטיים במשך תהליך ההחלטה, ומקנה ערך מקסימלי לארגון.